Menurut Wikipedia, pengertian surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.

Par Avion Air Mail (Wikimedia Common)

Saya memiliki pengalaman menarik mengenai surat-menyurat. Pengalaman tersebut terjadi dulu waktu saya masih menjabat sebagai Kopral TU di salah satu sekolah. Pertanyaannya, sejak kapan ada jabatan kopral TU? Ya semenjak saya menjabat sebagai kopral TU. Sudahlah, gak usah protes. Wkwkwk

Kembali ke cerita. Dulu saya sempat mendapat tugas mengirimkan aplikasi siswa untuk mengikuti suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh sebuah yayasan. Karena saya masih pemula di bidang per-TU-an, saya mengalami masalah pada saat menulis alamat surat di amplop. Saya bertanya kesana-kemari bolak-balik kayak setrikaan tapi masih belum menemukan pencerahan. Akhirnya saya putuskan untuk menuliskan alamat seenak saya. Dan walhasil, penulisan alamat surat saya salah dan tidak standar. Hahaha

Penulisan Alamat Surat yang Standar

Sudah tahu belum kalau ada badan dunia di bidang surat-menyurat? Universal Postal Union (UPU) merupakan badan PBB yang bertugas mengurusi dunia persuratan termasuk standar surat-menyurat di berbagai negara. UPU didirikan 9 Oktober 140 tahun yang lalu. Sampai saat ini anggota UPU telah mencapai 192 negara. Lebih lanjut mengenai UPU, sila kunjungi www.upu.int.

Berdasarkan panduan yang dirilis UPU untuk Indonesia, alamat surat yang benar itu ditulis di bagian sudut kanan bawah amplop. Sedangkan bagian sudut kanan atas amplop digunakan untuk menempel perangko. Alamat ditulis menggunakan huruf kecil kecuali untuk nama kota dan nama negara. Alamat ditulis rata kiri (left alignment).

Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut :

Sumber : www.upu.int

Di dalam panduan tersebut juga tertulis bagaimana cara menulis alamat yang baku. Saya ambil contoh jika saya hendak mengirim surat ke teman saya yang bernama Bunga Melati yang beralamat di Dusun Botosari Desa Kaliboto RT 05 RW 07 Kecamatan Tarokan Kabupaten Kediri. Maka di bagian kanan bawah amplop secara baku tertulis :

Bunga Melati
Kaliboto RT 05/07
Tarokan
KEDIRI 64152
INDONESIA

Kata "Indonesia" dipakai jika pengirim surat berasal dari luar negeri. Jika berada di dalam negeri maka tidak perlu ditulis. Jika dicermati lebih lanjut maka penulisan alamat surat di atas terasa aneh karena tidak memuat nama dusun dan propinsi. Dusun tidak perlu ditulis karena sudah ada RT/RW. RT/RW merupakan sub-locality 2 yang diakui UPU. Sedangkan propinsi tidak ditulis karena nama kota/kab sudah menunjukkan letak propinsi.

Supaya lebih ngeh dengan tulisan saya yang mawut ini alangkah baiknya sampeyan-sampeyan baca langsung panduan yang diterbitkan UPU disini.